Słowo backlog pochodzi, jak się można łatwo domyślić, z języka angielskiego i oznacza zaległości. W ujęciu organizacji i zarządzania pracą, jest to wykaz zagadnień, którym dla osiągnięcia celu będzie zajmował się zespół (co istotne – pracujący w metodykach Agile). Teoretycznie można uznać to również za listę zadań, ale nie do końca tak jest. Wśród zagadnień w backlogu mogą znaleźć się także wymagania, błędy do rozwiązania, zadania techniczne (dotyczące wykorzystywanych narzędzi i praktyk), jak również usprawnienia, które okazały się konieczne po ostatniej retrospekcji. Właścicielem Backlogu jest zespół, i to właśnie on decyduje, co ma się w nim znaleźć.
Backlog Produktu to pozostająca do zrobienia praca, niezbędna do stworzenia konkretnego produktu.
Backlog Sprintu, to analogicznie lista pracy, jaką wykonać trzeba by osiągnąć cel danego Sprintu.
Wstępna lista zagadnień ustalana jest najczęściej już podczas wstępnego planowania, jednak jest ona później często modyfikowana i „rozkładana na części pierwsze”. Na przykład wykonanie jednego zagadnienia wymaga określenia całej grupy kolejnych zadań do wykonania przez dane osoby.
Backlogi często są typowymi listami „to do” – czyli zestawieniem zadań technicznych. Tymczasem zadania takie powinny być tylko częścią składową. Ukończenie zadań technicznych ma bowiem określony rezultat, ale samo w sobie dla projektu nie przynosi wymiernej wartości. Zadania wymieniane w backlogu powinny nie tylko określać co ma zostać zrobione, ale powinny być też jasno i klarownie powiązane z celem. Chodzi tu o cel Sprintu lub konkretną postać produktu. Ważne jest, by zagadnienie było na tyle duże, by zespół nie utknął pod listą setek mniejszych zadań technicznych do wykonania, tracąc z oczu główny cel poszczególnego Sprintu. Ponadto odhaczanie tylko dużej ilości zadań technicznych może dawać zespołowi dość złudne poczucie żwawego posuwania się do przodu, podczas gdy np. problemy implementacyjne (np. we wdrożeniu konkretnego rozwiązania w sklepie internetowym) mogą sprawić, że cel nie zostanie osiągnięty. Stąd właśnie podkreśla się znaczenie bardziej wymiernych zagadnień backlogów. By oznaczyć faktyczny postęp, warto dane zagadnienia podzielić na poszczególne procesy, nie zadania techniczne. Wówczas widać spalanie danego Sprintu dość dosadnie. Dobrym pomysłem jest podział punktowy – każdy proces ma określoną swą wagą liczbę punktów, które sumując się dają 100. Wówczas nawet na wykresie łatwo wykazać, jak daleko w postępach się znajdujemy.
Dlaczego backlogi są tak ważne?
Każde zagadnienie, jakie zostanie zrealizowane oznacza wymierny postęp, jaki w pracy nad produktem czy celem został osiągnięty. „Odhaczenie” zagadnienia daje zielone światło dla kolejnego etapu, czyli implementacji, integracji czy testowania. Ponadto dekompozycja celów i zagadnień zmusza zespół do wspólnej pracy i choć częściowe wychodzenie poza obszary ich głównych kompetencji. Backlogi są ważne zarówno pod względem motywacyjnym (np. jeśli tempo przybliżania do wyznaczonego celu – jeśli jest zbyt wolne i nad zespołem wisi groźba zawalenia terminu, mobilizuje to do lepszej pracy), jak i oczywiście organizacyjnym, tym bardziej, że uwzględniają poprawki i niezbędne modyfikacje działań. Pozwalają też członkom zespołu na wyjście ze swojej strefy komfortu. To zaś oznacza lepsze zrozumienie celu, jak i możliwość poszerzenia horyzontów i kompetencji.