Wspominaliśmy Wam już, że w planowaniu czasu pracy czy ustalaniu priorytetów ważne jest przede wszystkim wyznaczanie sobie odpowiednich celów. Przydaje się to w życiu zarówno prywatnym, jak i zawodowym. Należy wziąć pod uwagę, zwłaszcza iż w tym drugim ujęciu, planowanie można podzielić na znacznie więcej kategorii. Zaczynając od tych najbardziej odległych, mamy:
„To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.” Dwight Eisenhower (dla zainteresowanych jeden z prezydentów USA, sprawujący urząd w latach 1953 – 1961, za którego czasu uruchomione zostały programy związane m.in. z systemem kontroli lotów, zdobyciem przestrzeni kosmicznej czy… uruchomienia Internetu).
Według Eisenhowera rozróżnienie pilności i ważności stanowiło klucz w ustalaniu priorytetów zadań.
Czytaj dalej Priorytetyzacja zadań – narzędzia (Macierz Eisenhowera)
Oczywiście określanie celu zadania to dopiero pierwsza część ustalania priorytetów. Jeśli znamy swoje możliwości, bądź realizowaliśmy już podobny projekt, możemy priorytety określać intuicyjnie. Warto jednak również zapoznać się z narzędziami, jakie stworzono specjalne w tym celu.
Czytaj dalej Priorytetyzacja zadań – narzędzia (Zasada Pareto i Analiza ABC)
By określić ważność i priorytety poszczególnych zadań, warto na początku zadać sobie pytanie, jakie mają one cele, zarówno krótko, jak i długoterminowe. Początkowo może się to wydawać nieco dziwne, ale w rzeczywistości konkretne i precyzyjne określenie celu pozwala dostrzec jego poziom ważności.
Czytaj dalej Priorytetyzacja zadań – określanie celów metodą SMART
Ustalanie odpowiednich priorytetów w realizacji projektu jest bardzo ważne. Pamiętacie post dotyczący organizacji czasu pracy? Już tam pisaliśmy o tym, że właściwe jego rozdysponowanie zależy między innymi właśnie od określenia, które zadania i czynności mają znaczenie kluczowe, a które poboczne.
W życiu każdego managera słowo feedback jest bardzo często używane. W najprostszym ujęciu jest to po prostu informacja zwrotna i dotyczyć może zarówno relacji manager – pracownik, zespół – klient, jak i relacji stricte pracowniczych. Celem feedbacku jest zazwyczaj przekazanie opinii odnośnie podjętych działań, tak, by drugą stronę zachęcić do przeanalizowania i poprawy działania, tudzież – pochwalenie osiągniętych wyników. Patrząc na feedback w ten właśnie sposób, odpowiednio można wyróżnić feedback negatywny jak i pozytywny.
O generowaniu raportów pisaliśmy już nieco w poście dotyczącym przepływu pracy w Redmine. Dzięki raportom można w sposób jasny i przejrzysty przyjrzeć się danemu projektowi w każdej fazie jego realizacji. W okresach początkowych pozwala to, mówiąc nieco potocznie „ogarnąć” całość pracy, jaka czeka zespół. W toku oczywiście zadań i zdarzeń będzie przybywać, a przez raportowanie kierownik ma pełen wgląd w pracę zespołu, co może stanowić również czynnik motywacyjny (nie da się bowiem ukryć, że czasem trochę gorsze wyniki wymagają dodatkowego zmotywowania i rozmów z zespołem).
Z monitoringiem czasu pracy zetknął się na pewno każdy, kto kiedykolwiek pracował w korporacji. Często w tym celu wykorzystuje się badge, czyli imienne identyfikatory odbijane przy wejściu do budynku czy pomieszczenia. W ten sposób jednakże monitoruje się bardziej czas przebywania pracownika w miejscu pracy, a nie czas, jaki poświęca na wykonanie poszczególnych zadań. W takim wypadku narzędzia służące do zarządzania pracą okazują się bardzo przydatne. Można w nich skonfrontować szacowany oraz rzeczywisty czas wykonania etapów projektu. To zaś stanowi bardzo cenną informację zarówno w kontekście jego rozwoju, jak i realizacji projektów następnych, ponieważ pomaga optymalnie rozlokować zasoby ludzkie tak, by praca była maksymalnie efektywna. Monitoring czasu pracy daje nam więc możliwość jej optymalizacji i oceny opłacalności. Pozwala również kontrolować pracę podwładnych i potwierdzać wykonane obowiązki.
Czytaj dalej Monitorowanie czasu pracy przy pomocy Toggl i Redmine
Co prawda wiele osób pracujących w korporacjach chętnie korzysta z tych „pustych” minut by odetchnąć, jednak warto ten czas wykorzystać w inny sposób, który może Ci pomóc w Twojej zawodowej karierze. Czekając z pocztą firmową w kilometrowej kolejce, siedząc w poczekalni w urzędzie, rozplanuj swój czas. Sprawdź, co ważnego masz do zrobienia, ustal priorytety swoich zadań. Lub wykorzystaj ten czas na samodoskonalenie – przeczytaj artykuł branżowy, powtórz słówka z języka obcego. Nie zmarnujesz czasu, a będziesz bardziej zorganizowany i wykwalifikowany.
Czytaj dalej Organizacja czasu pracy – praktyczne porady, część II
Skoro piszemy Wam o Redmine i zarządzaniem pracą, postanowiliśmy przedstawić Wam również kilka zasad, dzięki któremu Wasza praca może stać się bardziej efektywna. Bez względu na to, czy jesteście managerami, projektantami czy sami sobie sterami, okrętami i żeglarzami, właściwa organizacja może Wam wiele pomóc, bo nie od dziś wiadomo, że pracować należy nie tyle dużo, co mądrze. Oto 7 złotych zasad, by Wasza organizacja czasu pracy była efektywna.
Czytaj dalej Organizacja czasu pracy – praktyczne porady, część I
