Delegowanie zadań, a więc przypisywanie odpowiedzialności za wykonanie pewnej części projektu, najczęściej wykonywane jest przez Kierownika Projektu / Projekt Managera. Inaczej jest, gdy zespół pracuje przy użyciu metodyki Scrum i w zasadzie sam między sobą rozdziela zadania, najlepiej orientując się, kto w czym czuje się najlepiej i jakie są najwyżej cenione umiejętności.
Delegowanie zadań, bez względu na to, czy odbywa się w Redmine czy za pośrednictwem innych narzędzi, jest rzeczą odpowiedzialną i wymaga od Kierownika (bo wstępnie przyjmujemy tą wersję delegowania zadań) dużej znajomości podległego mu zespołu. Oczywiście, błędne przypisanie zadania lub przypisanie komuś zadania zbyt trudnego może zostać skorygowane, jednak generuje to koszty.. Być może jeszcze nie finansowe, ale z pewnością powoduje pewne niekorzystne przesunięcia czasowe.
Kierownik delegując powinien też, poza podziałem zgodnym z umiejętnościami pracowników, pamiętać o kilku zasadach. Przede wszystkim, im szybciej deleguje zadanie, tym lepiej. Nie tylko pracownik będzie go świadomy i będzie lepiej organizował czas pracy, ale również samemu Kierownikowi daje wgląd w faktyczną ilość pracy, jaka jest do wykonania w projekcie. Należy również mieć pewien bufor czasowy, który przydaje się, gdy realizacja zadania napotyka jakieś trudności. Warto również, by ustalił częstotliwość i sposób kontroli realizacji zadań.
Delegowanie zadań w Redmine następuje po określeniu celu i utworzeniu projektu.
- Na początku Kierownik definiuje wszystkie ustawienia oraz wersje projektu. Stopień ich późniejszej realizacji określany jest przez współczynnik zadań zrealizowanych w stosunku do ogółu przypisanych.
- Następnie ustalane są zadania, jakie należy wykonać – należy wówczas stworzyć zagadnienie o typie Zadania. Musi też pamiętać, że przy zdefiniowaniu kilku wersji projektu, zadanie należy przypisać do wersji właściwej.
- Po zdefiniowaniu zadań zostają one przypisane do konkretnych osób. Zadanie można bardzo dokładnie sprecyzować. Przyznajemy mu priorytet, osoba odpowiedzialna za zadanie wypełnia później czas poświęcony oraz rodzaj aktywności. Warto upewnić się, czy pracownik dobrze zrozumiał zadanie, zwłaszcza, jeśli odbiega ono od tradycyjnie wykonywanych przez niego czynności.
- Pracownik, do którego zadanie jest przypisane, powinien określić, do kiedy zostanie ono wykonane. Następnie zmieniany jest status zadania (teraz jest w toku).
Oczywiście, do zadań mogą zostać przypisane również inne wydarzenia czy podzadania, które delegować może Kierownik jak i sam pracownik (np. jeśli potrzebuje czyjejś pomocy w konkretnej części zadania).
Należy pamiętać, że określenie przez pracowników czasu zakończenia zadania ważne jest również z punktu widzenia Kierownika, gdyż ma on wówczas możliwość wglądu w wizualizacje na wykresie Gantta czy w kalendarzu. Jemu samemu pozwala to modyfikować zadania, udzielać wsparcia w realizacji i pokonywać napotykane przeszkody czy błędy. Ma dzięki temu kontrolę nad realizacją projektu i może szacować, kiedy faktycznie zostanie on zakończony bądź jakie są kluczowe problemy w realizacji.
Kończąc zadanie pracownik zmienia jego status na Rozwiązany, zaś Kierownik po kontroli – na Zamknięty.