Organizacja czasu pracy – praktyczne porady, część I

Skoro piszemy Wam o Redmine i zarządzaniem pracą, postanowiliśmy przedstawić Wam również kilka zasad, dzięki któremu Wasza praca może stać się bardziej efektywna. Bez względu na to, czy jesteście managerami, projektantami czy sami sobie sterami, okrętami i żeglarzami, właściwa organizacja może Wam wiele pomóc, bo nie od dziś wiadomo, że pracować należy nie tyle dużo, co mądrze. Oto 7 złotych zasad dobrej organizacji czasu.

Bądź systematyczny

Odkładanie wszystkiego na ostatnią chwilę jest przypadłością częstą. Powiedzmy, że macie do wykonania zadanie, z którym zapoznaliście się dość pobieżnie i macie na jego wykonanie 4 tygodnie. Odkładacie je na później, zajmując się innymi sprawami, czy to zawodowymi, czy prywatnymi. Pamiętacie, że macie się za tego taska zabrać, jednak w głowie słyszycie uspokajające „jeszcze czas”. Tydzień przed terminem nagle zgłębiacie się w zadanie dokładniej, i okazuje się, że jego wykonanie nie jest takie proste, w dodatku wymaga ingerencji osób trzecich, które akurat w tym tygodniu są na urlopie bądź delegacji. Brzmi znajomo? Jeśli chcesz pracować skutecznie i efektywnie, nie pozwól sobie na złudzenie, że na pewno jeszcze zdążysz. Nawet w najbardziej powtarzalnych czynnościach mogą pojawić się niespodzianki, które znacznie odsuną termin realizacji.

Bufor

Nawet, jeśli wydaje Ci się, że zadanie jest proste i powinno zająć mało czasu, ustawiaj sobie realistyczny termin końcowy, który zawrze w sobie pewien bufor czasowy na poradzenie sobie z niesprzyjającymi sytuacjami. Oczywiście, czasem deadline jest nam narzucony z góry (wówczas wspomniana systematyczność jest tym bardziej wskazana), jednak jeśli, tak jak w Redmine, to realizator zadania ustala datę zdania, powinien jednak myśleć wielotorowo. Oczywiście, pamiętając o rozsądku.

Ogranicz sprawy prywatne i portale społecznościowe

O ile nie zajmujesz się marketingiem i social media, w czasie pracy ogranicz przeglądanie facebooka czy instagrama, bądź ustalanie ze znajomymi smsami, dokąd wybierzecie się w weekend. Oczywiście, czasem w firmach nie ma odgórnego, bezwzględnego zakazu zerknięcia w telefon i sprawdzenia, co tam w świecie, u żony czy babci, jednak jeśli masz naprawdę pilne rzeczy do zrobienia, postaraj się jednak skupić na nich. Po zakończeniu dnia pracy Twoje zdjęcie na fejsie będzie miało wciąż tyle samo lajków, bez względu na częstotliwość sprawdzania, ale obsuwa czasowa może kosztować sporo nieprzyjemności i Ciebie, i Twojego pracodawcę.

Ciekawą i pomocną metodą w tym punkcie jest Metoda Pomodoro – i dotyczyć może nie tylko pracy, ale np. nauki do sesji. Nazwa pochodzi od minutnika w kształcie pomidora, ale spokojnie, wystarczy Ci własny zegarek. Przypuśćmy, że masz do napisania ważną pracę, artykuł czy część kodu. Metoda zakłada, że z każdych 30 minut pierwszych 25 skupiasz tylko na swoim zadaniu (bez telefonu, sprawdzania prywatnej poczty, wiadomości na Onecie czy Pudelku, nie robisz sobie w tym czasie kawy i nie idziesz sprawdzić, czy trzeba zrobić pranie). Pracujesz w pełni skupienia, a po wspomnianych 25 minutach robisz sobie 5 minut przerwy,  w których możesz robić, co chcesz. Ale uwaga, tylko równe 5 minut! Po czterech takich cyklach nagrodzić się możesz przerwą półgodzinną. Metoda ta bardzo pomaga w skupieniu i koncentracji, które po jakimś czasie jako tryb pracy wchodzą w nawyk.

No votes yet.
Please wait...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *