Pojęcie skalowania w ujęciu organizacji pracy to dobór odpowiedniej metody pracy, procesów i czasu w realizacji danego projektu. Ujmując rzecz inaczej, chodzi o stworzenie takiego modelu biznesowego, dzięki któremu możliwa będzie odpowiednia realizacja danego projektu.
Jest to nieco inne pojęcie skalowania niż to, jakie niektórzy z nas znają z mikroekonomii, z której wiemy, że zwiększenie nakładu czynników produkcji będzie skutkowało zwiększoną liczbą produkcji. Może się to przełożyć na zarządzanie i organizację pracy. Na przykładzie pojedynczego projektu – jeśli osoba zarządzająca projektem w każdej grupie ją realizującej zwiększy liczbę osób o właściwych kompetencjach, możemy przyjąć, że projekt zorganizowany zostanie szybciej i sprawniej. W dalszym okresie czasu może oznaczać to więcej czasu na kolejne projekty lub na większą ich ilość.
Kluczowym słowem jest tu właśnie „może” – bo niekoniecznie musi. Nie zawsze zwiększenie nakładów oznacza sprawniejszą pracę, niektóre czynności tak czy inaczej wymagają konkretnego czasu i nie da się ich przyspieszyć. To z kolei mogłoby oznaczać, iż nadmierne zaangażowanie dodatkowych pracowników czy zwiększanie ich czasu pracy nie pomoże, a dodatkowo wygeneruje niepotrzebne koszty. Teoria korzyści skali nie zawsze się zatem sprawdza i ma przełożenie bardziej do zakładów produkcyjnych, niż zarządzania i organizacji pracy.
W tym wypadku można raczej stwierdzić, iż jest to właściwy (dla efektywności realizacji pracy) dobór i rozdzielenie nakładów i zasobów już posiadanych, niż zwiększanie ich ilości. Zakładając, iż każda firma dąży do rozwoju i rozrostu, należy wziąć zatem pod uwagę kilka ważnych dla nich czynników, by stworzyć sprawdzony, mocny model biznesowy. Model pozwalający na stanie się marką o ugruntowanej pozycji. Tymi czynnikami są:
- Ludzie. Bez względu na rodzaj organizacji zasób ludzki jest kluczowy. W kontekście skalowania i organizacji pracy ważne jest by zadania rozdzielać tak, by trafiały do osób o najwłaściwszych kompetencjach i kwalifikacjach. Tu należy podkreślić więc odpowiedzialność osoby zarządzającej – musi znać swoich ludzi, by właściwie zarządzać ich pracą. Należy pamiętać również o motywacji, czy też pomocy w rozwoju ich kompetencji (kursy, szkolenia). Zaprocentuje to w przyszłości.
- Strategia. Czyli właściwe planowanie w różnych ujęciach czasowych. Bez właściwego określenia celów, zadań i metod nie jesteśmy w stanie zarządzać pracą w sposób właściwy. Warto również wziąć pod uwagę to, jak jesteśmy przedstawiani na tle konkurencji i czym się wyróżniamy. Znajomość słabych i silnych stron pozwoli nie tylko wyeliminować te pierwsze, ale również dotrzeć do klientów, przedstawiając im się z najlepszej strony.
- Kontrola. Organizując pracę, nie powinniśmy być nastawieni na sztywne założenia, które „zadziałają lub nie”. Przy odpowiedniej kontroli realizacji zadań (w której pomaga choćby Redmine), można wyłapywać i eliminować błędy oraz dokonywać modyfikacji, zwiększających wydajność pracy. Co ma być, to będzie – nie jest właściwym sposobem zarządzaniem pracą.