„To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.” Dwight Eisenhower (dla zainteresowanych jeden z prezydentów USA, sprawujący urząd w latach 1953 – 1961, za którego czasu uruchomione zostały programy związane m.in. z systemem kontroli lotów, zdobyciem przestrzeni kosmicznej czy… uruchomienia Internetu).
Według Eisenhowera rozróżnienie pilności i ważności stanowiło klucz w ustalaniu priorytetów zadań.
Zdarzenia pilne oznaczają te, które muszą zostać wykonane natychmiast, działamy wówczas reaktywnie, odpowiadając na sygnały otoczenia (na przykład mamy do wysłania służbową korespondencję, gdzie liczy się data na stemplu, ale skończyły się znaczki. Kupno znaczków staje się więc zadaniem nagłym i pilnym). Zadania pilne często są dość stresujące, rodzą napięcie i niepokój.
Zdarzenia ważne są istotne w kontekście długoterminowym. Często odkładamy je zatem na później (przez co mogą zamienić się w pilne). Realizując projekty ważne jesteśmy spokojniejsi i bardziej produktywni, a satysfakcja z realizacja zadań ważnych jest zdecydowanie większa, niż ma to miejsce przy zadaniach pilnych. Takim zadaniem ważnym może być na przykład domknięcie korzystnej umowy z kluczowym klientem.
Obydwa typy zadań, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, są obecne i określenie właściwych ich priorytetów może stanowić o sukcesywności naszych działań. Z pomocą przychodzi nam tu Macierz Eisenhowera. Jest tak naprawdę bardzo prosta i polega na podziale zadań na 4 kategorie:
- Pilne i ważne, czyli sprawy wymagające natychmiastowego działania, czyli kryzysy, problemu, nagłe terminy. Znajdują się w ćwiartce I. Przebywanie w niej przez 90% czasu skutkuje stresem i wypaleniem, większość energii pożytkujemy mało konstruktywnie zarządzając kryzysami. Często jest to kwestia zwlekania z załatwianiem spraw na ostatnią chwilę.
- Ważne, ale niepilne to zadania do zaplanowania na później. Są to takie czynności jak rozpisywanie planów, rekreacja czy budowanie relacji. Znajdują się w ćwiartce II. Przebywanie w niej przez większość czasu skutkuje posiadaniem wizji i zdyscyplinowaniem. Takie osoby skupiają się na sprawach ważnych, co pozwala im dobrze zarządzać swoim czasem, od czasu do czasu zmierzając się z małymi kryzysami.
- Pilne, ale nieważne, czyli rzeczy, które należy delegować do zrobienia komuś innemu, na przykład organizacja spotkań, telefony. Znajdują się w ćwiartce III. Przebywając w większości w tej ćwiartce owszem, wykonujemy rzeczy ważne, ale nie dla siebie, lecz dla kogoś innego. Nie uważają swoich celów za istotne i czują się pozbawione kontroli, czego rezultatem może być np. zniszczenie relacji bądź niskie poczucie własnej wartości.
- Niepilne ani nieważne, a więc zajęcia do wyeliminowania (lub choćby znacznego ograniczenia) z naszego życia, tak zwane pożeracze czasu, które wnoszą niewiele (na przykład strony plotkarskie czy społecznościowe w Internecie, maraton seriali w TV). Jak łatwo się domyślić, to ćwiartka IV. Całkowita eliminacja nie jest możliwa – w końcu każdemu należy się czasem odcinek ulubionego serialu, jednak poświęcanie tym czynnościom całego dnia sprawia, że „dzień nam się rozłazi”. Stajemy się coraz mniej odpowiedzialni, coraz więcej rzeczy lekceważymy, a takie postępowanie w życiu zawodowym może prowadzić nawet do utraty pracy.
Macierz Eisenhowera – ujęcie praktyczne
Weźmy tu na przykład wspomnianą w poprzednim poście sekretarkę. Jakie zadania można by przypisać jej w poszczególnych ćwiartkach, które będą miały zarówno wpływ bezpośredni jak i pośredni na jej życie zawodowe?
- Ćwiartka I (Do zrobienia natychmiast): zakup znaczków, wysłanie poczty przed zamknięciem urzędu.
- Ćwiartka II (Do zaplanowania): siłownia, zajęcia języka obcego, cotygodniowy przegląd materiałów biurowych.
- Ćwiartka III (Delegowanie): mycie naczyń, zaopatrzenie biura w środki czystości (-> obsługa sprzątająca)
- Ćwiartka IV (Do ograniczenia/ wyeliminowania): odbieranie prywatnych maili i facebooka w trakcie pracy, spędzanie zbyt długiego czasu na przerwie i plotkach z koleżankami.
Rozplanowywanie swoich działań na bazie Macierzy Eisenhowera pozwala w sposób przejrzysty i bardzo obrazowy pokazać, które zadania są istotne i liczą się najbardziej, dzięki czemu to ku nim możemy skierować największe zasoby czasu i energii.