Oczywiście określanie celu zadania to dopiero pierwsza część ustalania priorytetów. Jeśli znamy swoje możliwości, bądź realizowaliśmy już podobny projekt, możemy priorytety określać intuicyjnie. Warto jednak również zapoznać się z narzędziami, jakie stworzono specjalne w tym celu.
Zasada Pareto (80:20)
Co prawda 80:20 kojarzy nam się głównie z zasadami, jakie trenerzy wpajają nam na temat odżywiania (80% czystej miski i 20% tego, na co mamy ochotę 😉 ), jednak w zasadzie Pareto chodzi o coś innego. Jeżeli wszystkie sprawy są uszeregowane według ich wartości (ważności), to 80% wartości pochodzi z 20% spraw, zaś pozostałe 20 % wartości można uzyskać z 80% spraw.
Obrazując to na konkretnym przykładzie: w cukierni, w sezonie letnim 80% jej zysków osiąga się zaledwie z 20% asortymentu, jakim są lody; w typowym kolorowym czasopiśmie właściwe jego treści zawierają 20% powierzchni – reszta to reklamy; w portalach społecznościowych 80% naszego czasu poświęcamy tak naprawdę 20% naszych znajomych, resztę nieuważnie scrollujemy.
Jest to o tyle istotne, że biorąc pod uwagę tą zasadę w realizacji naszych celów, należy w te 20% „wcisnąć” właśnie te najważniejsze rzeczy, nie odwrotnie. Jeśli 80% swojego czasu poświęcisz na rzeczy mniej istotne, na te, które chcesz zrobić, ale nie musisz, wówczas realizacja celu zasadniczego może napotkać spore kłopoty. Zastanów się więc jakie zadania wykonać MUSISZ, by całość projektu nie została przez Twoje problemy zagrożona.
Analiza ABC
Jest w sumie pochodną zasady Pareto, ponieważ jest jakby jej rozszerzeniem na działania osób nadzorujących projekty. Odpowiednie pogrupowanie listy zadań może wpłynąć bardzo pozytywnie na efektywność naszej pracy. Dzielimy je zatem na trzy grupy:
- Zadania A. To zadania z gatunku tych najważniejszych, które w dodatku wykonać musisz samodzielnie, bez delegowania i pomocy. Stanowią one 15% Twoich zadań, ale ich istotność jest znacznie większa, bo wynosi aż 65%.
- Zadania B. To te, które również powinny (choć nie muszą) zostać wykonane samodzielnie. Pojawiają się sporadycznie, są to zazwyczaj zadania pilne bądź wyjątkowe, stanowią 20% zadań, ale ten sam procent odpowiada stopniowi ich ważności. W jednym ze źródeł znaleźliśmy ciekawy przykład takiego zadania w życiu codziennym – zakup kwiatków dla teściowej…
- Zadania C. Stanowią aż 65% zadań, jest ich zatem najwięcej, ale można odłożyć ich realizację na czas, gdy już zadania A i B będą zakończone, jednak przyczyniają się do realizacji zaledwie 15% celów. Są to tak zwane pożeracze czasu, zadania codzienne i powtarzalne.
Dla przykładu: osoba zajmująca stanowisko asystentki zarządu w dużej firmie informatycznej. Zadaniem A będzie dla niej koordynacja spotkań zarządu. Teoretycznie jest to zadanie powtarzalne, jednak stanowi cel jej pracy i przy złym prowadzeniu kalendarza i złej koordynacji, może bardzo negatywnie wpłynąć na pracę firmy. Zadaniem B będzie na przykład zlecone nagle przez wiceprezesa zarządu poinformowanie kilku osób o tym, iż zaprasza się je na dzień następny na rozmowę kwalifikacyjną. Nie jest to czynność powtarzalna, jest nagła i pilna, jednak mógłby ją wykonać ktokolwiek. Do zadań C zaliczyć można na przykład parzenie kawy, dbanie o obecność rzutnika na prezentacjach wewnątrz biura czy obsługa korespondencji.