By określić ważność i priorytety poszczególnych zadań, warto na początku zadać sobie pytanie, jakie mają one cele, zarówno krótko, jak i długoterminowe. Początkowo może się to wydawać nieco dziwne, ale w rzeczywistości konkretne i precyzyjne określenie celu pozwala dostrzec jego poziom ważności.
W ustalaniu celów poszczególnych zadań pomóc nam może narzędzie, jakim jest reguła SMART, której nazwa pochodzi od odpowiednich słów w języku angielskim, czyli:
- Specific -> konkretny: Co dokładnie chcę osiągnąć?
- Measurable –> mierzalny: Jakie jest kryterium, dzięki któremu poznam, że cel został osiągnięty?
- Achievable –>osiągalny: Czy mam wszystko, co jest mi potrzebne do zrealizowania mojego celu?
- Relevant –> istotny dla mnie: Dlaczego chcę osiągnąć ten właśnie cel?
- Time Dimensioned –> osadzony w czasie: Kiedy ostatecznie zrealizuję swój cel?
Przykładowo:
„Nauczę się angielskiego”– jest mało precyzyjne i dość ogólne.
„Przez najbliższe pół roku będę poświęcać godzinę dziennie na naukę języka angielskiego, by móc starać się o awans, w którym wymagana jest znajomość tego języka w stopniu komunikatywnym”. Określa zarówno czas, cel jak sposób realizacji konkretnego zadania.