Przepływ pracy w projekcie

Przepływ pracy w projekcie, czyli workflow, jest terminem, który w masowej i biznesowej komunikacji pojawia się coraz częściej. W ujęciu najprostszym jest to sposób zarządzania i organizacji pracy zespołu ludzi. Na workflow można spojrzeć w ujęciu szerokim – jako przepływ informacji między podmiotami biorącymi udział w projekcie, lub węższym – jest to obieg dokumentów między członkami zespołu, wykonującymi konkretne zadanie.

W dzisiejszych czasach proces ten jest zautomatyzowany i informacje, dokumenty czy zadania mogą być przekazywane od pracownika do pracownika automatycznie na podstawie określonych procedur.

Pod kątem oprogramowania czy narzędzia (takiego jak Redmine), workflow, czyli przepływ pracy, to określenie ról pełnionych przez poszczególnych członków zespołu i uściślenie stanów pośrednich projektu. Obrazowanie przepływu pracy często opiera się na różnego rodzaju formach graficznych (tablice, wykresy).

Na każdy przepływ pracy składa się proces – czyli zadanie, nad którym obecnie się pracuje, oraz aktywność. Są to części zadania, przypisane poszczególnym członkom zespołu (może to być aktywność manualna, dokonywana przez pracownika, lub automatyczna, dokonywana przez system). Jest też tranzycja, a więc konieczne do spełnienia warunki, by przejść z jednej aktywności do drugiej (z jednego etapu projektu do następnego).

Proces w Redmine nazywany bywa też zagadnieniem i są trzy jego typy:

• Zadanie (czy wspomniane zadanie do wykonania; może zostać zlecone przez kierownika członkom zespołu oraz przez członków zespołu w ramach grupy w celu uszczegółowienia).
• Wsparcie (to cecha rozwiązania, jaką użytkownicy chcieliby zobaczyć, zgłaszane są właśnie przez użytkowników – czyli klientów).
• Błąd (jak się nietrudno domyśleć, jest to błąd w działaniu systemu czy produktu, zgłaszany przez testerów lub samych użytkowników).

Warto również wspomnieć, że w Redmine każdy proces może mieć przypisany status, i są to:

• Nowy – nie rozpoczęto nad nim jeszcze prac
• W toku – osoba odpowiedzialna rozpoczęła pracę nad procesem
• Rozwiązany – zadanie z procesu wykonano i przekazano do weryfikacji
• Odpowiedź – w procesie pojawiły się niejasności, wymagające odpowiedzi na pytanie
• Zamknięty – zadanie wykonane i poprawnie zweryfikowane
• Odrzucony – mimo pierwotnej koncepcji zadanie odrzucono i nie będzie podlegało  realizacji

Workflow zaczyna się w momencie zdefiniowania zadania, zaś kończy po poprawnym jego wdrożeniu po weryfikacji (na przykład przekazania klientowi działającej, ulepszonej wersji produktu).

Zastosowanie takiego narzędzia jak Redmine nie tylko usprawnia proces przepływu pracy, ale także daje informacje na przyszłość. Pokazuje on, w jakim czasie wykonane zostały dane elementy, które osoby najefektywniej radziły sobie z danymi zadaniami, dzięki czemu w następnych projektach bądź etapach projektu można zasoby lokować z jeszcze większą efektywnością. Jest to również rzecz korzystna z punktu widzenia pracownika. Usystematyzowany system motywuje do pracy, ponieważ w razie opóźnień znacznie łatwiej jest znaleźć „winowajcę”.

Ważną częścią przepływu pracy w Redmine są też Wiki, Pliki i Dokumenty. W szczególności przydatne jest Wiki, pozwalające na tworzenie bogatej treści i odnośników między dokumentami, podczas którymi można swobodnie się przemieszczać (w przypadku na przykład instrukcji jest to bardzo wygodne i oszczędza czas potrzebny na realizację procesu). Pliki i dokumenty są nieco bardziej „statyczne”. O ile w Wiki określona grupa osób może dokument edytować, o tyle tu są to dokumenty nieedytowalne (np. dokumentacja techniczna). Zebranie plików w jednym miejscu usprawnia przebieg danego procesu, a także może ułatwić wykonywanie procesów w przyszłości.